Trong công việc, có nhiều trường hợp người lao động phải chi tiêu những khoản thuộc chi tiêu của doanh nghiệp bằng tiền của bản thân mà chưa được doanh nghiệp tạm ứng hoặc chi, khoản tiền này sẽ được thanh toán cho người lao động nếu số tiền chi này phù hợp với quy định.
Bạn đang xem: Cách viết giấy đề nghị thanh toán
Thông thường, mẫu văn bản được pháp luật quy định thường chỉ có một mẫu và áp dụng trong nhiều trường hợp, nhiều đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, trong lĩnh vực kế toán, giấy đề nghị thanh toán được nhiều văn bản quy định và có những mẫu khác nhau. Vậy giấy đề nghị thanh toán là gì? Mẫu giấy đề nghị thanh toán được pháp luật quy định như thế nào?
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ dùng trong trường hợp đã chi những chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi có chứng từ kèm theo để được thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Đối với trường hợp cá nhân tự ý chi mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền đã bỏ ra.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp chậm trả lương cho người lao động thì người lao động có thể sử dụng giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu phía người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho mình.
Cá nhân muốn nhận được tiền tạm ứng hoặc thanh toán cần phải thực hiện theo trình tự như sau:
+ Nhân viên làm giấy yêu cầu thanh toán theo mẫu, điền đầy đủ nội dung, ghi lại danh sách toàn bộ các khoản đã chi và kèm theo những hóa đơn, chứng từ có liên quan. Ví dụ như: phiếu xuất hàng, phiếu giao nhận hàng, giấy biên nhận giao tiền…
+ Nộp giấy đề nghị thanh toán đã có đầy đủ thông tin cho kế toán trưởng đơn vị.
+ Kế toán trưởng sẽ nộp giấy đề nghị thanh toán lên Giám đốc/ Tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt chi xem xét và ký duyệt.
+ Giấy đề nghị thanh toán nếu được chấp thuận và duyệt chi, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên có yêu cầu và chuyển xuống bộ phận thủ quỹ xuất tiền.
Khi nào cần dùng giấy đề nghị thanh toán?
Trong quá trình làm việc, công tác, khi thực hiện các hoạt động nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, doanh nghiệp như việc đi công tác, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng… mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện đề nghị thanh toán. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
– Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có).
– Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán.
Giấy đề nghị thanh toán có phải chứng từ không?
Trong các văn bản thuộc lĩnh vực thuế, giấy đề nghị thanh toán không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lý hợp lệ đối với cơ quan thuế. Tuy nhiên, đây là một trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn để áp dụng.
Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán?
Hiện nay, mẫu giấy đề nghị thanh toán không chỉ có 01 mà có một số mẫu, được quy định trong những văn bản pháp luật khác nhau. Nhưng nhìn chung, giấy đề nghị thanh toán sẽ có những nội dung chính như sau:
– Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
Xem thêm: Điểm Chuẩn Đại Học Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn Tp Hồ Chí Minh
– Họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.
– Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ.
– Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.
Cách viết giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán được các văn bản do Bộ Tài Chính ban hành quy định mẫu và các cá nhân chỉ cần điền thông tin theo mẫu định sẵn. Cụ thể như sau:
– Phía bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ họ tên, đơn vị và bộ phận
– Ghi rõ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như Giám đốc, Tổng giám đốc.
– Điền đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ người đề nghị thanh toán.
– Ghi rõ nội dung thanh toán.
– Số tiền (bằng số và chữ) cần thanh toán.
– Phương thức thành toán: chuyển khoản hoặc tiền mặt. Nếu lựa chọn phương thức chuyển khoản phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.
– Nguồn kinh phí: có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án…
– Số lượng chứng từ và ghi rõ từng loại hóa đơn, chứng từ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 200
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện chế độ kế toán theo thông tư này để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Ví dụ về mẫu giấy đề nghị thanh toán được quy định tại Phụ lục 3 như sau:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Giám đốc công ty ABC
Họ và tên người đề nghị thanh toán:Nguyễn Minh Lâm
Bộ phận (Hoặc địa chỉ): Kỹ thuật
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua dây điện thay thế tại công ty
Số tiền: 1.500.000 đồng(Viết bằng chữ): một triệu năm trăm nghìn đồng
(Kèm the 01 chứng từ gốc).
| Người đề nghị thanh toán | Kế toán trưởng | Người duyệt |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
