Cách Xuất Lùi Ngày Hóa Đơn Điện Tử Bkav, Hóa Đơn Điện Tử Ehoadon

§ Hoá đơn điện tử là gì?

§ Quy trình phát hành HĐĐT

§ Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

§ Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

§ Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử

§ Tải iTaxViewer mới nhất đọc tờ khai xml

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tửlà loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho cácdoanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơngiấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lạihiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp choviệc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Hóa đơn điện tửlà tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá,cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phươngtiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tínhcủa tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữtrên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóađơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyêntắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập vàsử dụng một lần duy nhất.

Những lợi ích khi ápdụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí inấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụnghóa đơn giấy);– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tửthông qua portal, e-mail);– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

2. Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữliệu;– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanhcủa doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;– Dễ dàng trong việc lưu trữ;– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.– Quá trình thanh toán nhanh hơn– Góp phần bảo vệ môi trường

4. Hoá đơn điện tử antoàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điểntử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏnghóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

Những khó khăn khi ápdụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việcáp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạtầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phảicó nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêucầu của HĐ điện tử.

Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủkiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, nănglực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quátrình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyểnkhông đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanhnghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để cóthể xử lý khi có trục trặc.

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đanggặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềmbán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóađơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kếtoán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nốivới phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp , điều chỉnh để tươngthích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa,không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phầnmềm kế toán, bán hàng.

Đối tượng sử dụng hoáđơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hànhvới số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ, từ ngày01//11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinhdoanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóađơn tự in, đặt mua hoặc đặt mua của cơ quan thuế) . Để việc sử dụng hóa đơnđiện tử được chính xác và tuân thủ theo đúng các quy định pháp lý, có một sốđiều thay đổi giữa Thông tư 68/2019/TT-BTC so với các văn bản cũ về quy địnhhóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chú ý như sau:

Đăng ký sử dụng hóađơn điện tử

Quy định cũ	Quy định mới
Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: –Mẫu hóa đơn – Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử – Thông báo phát hành hóa đơn điện tử	Chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Sau 02 ngày(kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn	Sau 01 ngày làm việc(kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Khởi tạo mẫu hóa đơn

Quy định cũ

Quy định mới

Mẫu sốthường bao gồm 11 ký tự

VD:01GTKT0/001

BỏMẫu sốhóa đơn

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự:

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

– Ký tự thứ 3 là dấu “/”.

– 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn

– 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn (Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E)VD:AB/19E

Thay đổiKý hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, TT 68)

–Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó:1làHóa đơn GTGT;2làHóa đơn BH ;3là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;4làhóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 làC:hóa đơn điện tử loạicó mã của cơ quan thuếhoặcK: loạikhông có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự:T;D;L;M.

– Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.Ví dụ:1K21TAA

Đánh số hóa đơn điệntử

Quy định cũ	Quy định mới
– Số hóa đơngồm 7 chữ sốtừ (0000001 – 9999999)	– Số hóa đơn gồmtối đa 8 chữ sốtừ 1 – 99999999

Xử lý sai sót/điềuchỉnh hóa đơn điện tử

Quy định cũ	Quy định mới
Trường hợp phát hiện sai sót khiđã lậpHĐĐT vàgửi cho người muanhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người muachưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì: – Hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thoả thuận. – Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và gửi cho người mua. Trường hợp phát hiện sai sót khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót. – Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. – Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.	Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy ra thành 03 trường hợp sai sót chính và quy định cách xử lý sai sót rất chi tiết cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể: § Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế. § Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau: – Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. – Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau: Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh. Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.
Không có quy định	Nếu cơ quan thuếNhận dữ liệu hóa đơn điện tửvà phát có sai sót dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót. Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.
Khi Thay đổi/điều chỉnh thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT: LậpTờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tửtheomẫu số 01ban hành theoNghị định 119/2018/NĐ-CP	LậpThông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơntheo mẫuTB04/ACban hành theo thông tư39/2014/TT-BTC Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Chuyển dữ liệu hóa đơnđiện tử đến cơ quan thuế

Quy định cũ

Quy định mới

Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải gửiBáo cáo về việc truyền hóa đơn điện tửcho cơ quan thuế(theo mẫu số 3, ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC).

Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:

1. GửiBảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tửtheophụ lục IIban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuếcùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng=> Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế => Áp dụng đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.