Đôi khi bạn cần phải lưu những File Excel có chứa các dữ liệu quan trọng và bạn muốn bảo vệ File đó khỏi bị kẻ xấu lấy cắp thì phải làm thế nào? Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn bạn 4 cách đặt mật khẩu cho File Excel chỉ với vài bước đơn giản. Cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé.
Bạn đang xem: Cách tạo mật khẩu cho file excel
Tại sao nên đặt mật khẩu cho File Excel?
Thông thường chúng ta ít khi quan tâm đến việc bảo mật cho file Excel bởi vì chúng ta thường chủ quan và đôi khi cũng do không biết cách bảo mật như thế nào. Việc đặt mật khẩu cho File Excel quan trọng rất cần thiết bởi:
Nếu như bạn đang sử dụng chung máy tính với người khác thì bạn nên đặt mật khẩu cho File Excel để có thể bảo vệ được tài liệu và những thông tin quan trọng. Đặc biệt là khi bạn thường xuyên phải sử dụng Excel cho công việc.
Hơn nữa, việc đặt mật khẩu cho File Excel sẽ giúp cho bạn bảo mật thông tin hơn khi gửi file cho người khác. Chỉ những ai có mật khẩu mà bạn đã thiết lập thì mới có thể mở khóa và truy cập vào File Excel đó.
Đề phòng trường hợp có kẻ xấu muốn ăn cắp các thông tin quan trọng hay tránh cho người khác đọc hoặc sửa, thay đổi nội dung.
Hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho File Excel đơn giản
Có thể thấy rằng bằng cách đặt mật khẩu cho File Excel sẽ giúp cho dữ liệu bảng tính của bạn trở nên an toàn hơn rất nhiều. Nếu như bạn chưa biết cách đặt mật khẩu cho File Excel thì đừng bỏ qua phần sau đây nhé.
Cách đặt mật khẩu cho File Excel
Với cách này bạn thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Bạn tiến hành mở File Excel rồi bấm vào chọn File, sau đó bấm vào Save As.
Bước 2: Sau đó một hộp thoại Save As sẽ xuất hiện và bạn cần chọn vị trí để lưu file và tiếp đó bấm vào nút Tools như hình bên dưới và bấm chọn General Options.
Bước 3: Sau đo hộp thoại General Options sẽ xuất hiện. Tại đây các bạn có thể đặt mật khẩu cho file Excel bằng cách nhập mật khẩu vào ô:
+ Password to open: nếu như bạn muốn tạo mật khẩu để mở file tài liệu. Nếu như không biết mật khẩu thì bạn không thể xem hay chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào ở trong file.
+ Password to modify: nếu như các bạn muốn tạo mật khẩu cho File Excel để sửa đổi tài liệu.
Các bạn cũng có thể tạo cả hai mật khẩu nếu như các bạn muốn. Hoặc cũng có thể không nhập mật khẩu và chọn chế độ chỉ đọc nội dung file (Read-only recommended) và không thể sao chép hay chỉnh sửa. Sau đó nhấn OK.
Bước 4: Hộp thoại Confirm Password (xác nhận lại mật khẩu vừa đặt cho file) xuất hiện tại mục Reenter password to proceed bạn nhập lại mật khẩu và bấm OK để xác nhận.
Nếu như bạn cài đặt 2 chế độ mật khẩu thì hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại 2 mật khẩu theo thứ tự là Password to open và tiếp đó là Password to modify. Sau đó hộp thoại Confirm Password xuất hiện, tại mục Reenter password to modify bạn tiến hành nhập lại mật khẩu đã nhập trong ô Password to modify và nhấn OK để xác nhận.
Bước 5: Sau đó bạn bấm Save để lưu lại thiết lập cài đặt mật khẩu cho File Excel. Khi mở ra bạn sẽ hiện ra bảng yêu cầu nhập mật khẩu để mở file như hình dưới đây.
Trong trường hợp bạn muốn xóa mật khẩu vừa đã cài đặt thì bạn tiến hành thực hiện vào các bước 1, bước 2 như trê. Còn tại bước 3 bạn chỉ cần xóa mật khẩu ở chế độ mà mình muốn hủy bỏ và nhấn chọn OK. Như vậy là bạn đã vừa xóa mật khẩu để bảo vệ tài liệu rồi đó.
Cách đặt mật khẩu cho File Excel bằng Protect Workbook
Với cách này bạn tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Bạn tiến hành mở File Excel rồi bấm vào chọn File, tại tab Info hãy nhấn chọn Protect Workbook > Chọn Encrypt with Password.
Bước 2: Hộp thoại Encrypt Document (mã hóa tài liệu) xuất hiện, tại đây các bạn hãy nhập mật khẩu mà bạn muốn tạo cho file Excel của mình trong ô phía dưới Password và sau đó nhấn OK.
Xem thêm: Danh Sách 10 Địa Điểm Có Phong C Ảnh Thiên Nhiên Đẹp Nhất Thế Giới
Bước 3: tiếp theo tại hộp thoại Confirm Password (xác nhận lại mật khẩu) thi các bạn tiến hành nhập lại mật khẩu vừa rồi vào ô phía dưới Reenter password và nhấn OK và bấm Save để lưu lại các thay đổi cho file của bạn.
Bây giờ khi bạn mở file Excel đó ra thì một yêu cầu nhập mật khẩu mở file sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Nếu như bạn muốn xóa mật khẩu vừa thiết lập thì cũng rất đơn giản. Bạn thực hiện mở file Excel bị khóa và nhập mật khẩu. Sau đó Chọn File, Nhấn chọn Protect Workbook, Chọn Encrypt with Password và Xóa mật khẩu đã cài đặt, Nhấn chọn OK là xong.
Cách tạo mật khẩu cho sheet trong Excel
Với cách này sẽ áp dụng cho file tài liệu có nhiều hơn 1 trang tính và bạn có thể lựa chọn một sheet bất kỳ trong file Excel để cài đặt mật khẩu. Với cách này bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên bạn mở file Excel cần đặt mật khẩu và sau đó chọn sang sheet (trang tính) muốn cài đặt mật khẩu và trên thanh công cụ ở phía trên bạn nhấn chọn Review và chọn Protect Sheet để khóa trang tính đó.
Bước 2: Sau đó một cửa sổ Protect Sheet sẽ xuất hiện, tại ô password to unprotect sheet bạn nhập mật khẩu để khóa chỉnh sửa và nhấn chọn OK.
Bước 3: Sau đó của sổ Confirm password xuất hiện và sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu để xác nhận, bạn nhập mật khẩu và nhấn chọn OK. Cuối cùng, bạn sẽ nhìn thấy thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa của trang tính đó đã được làm mờ và bạn không thể chỉnh sửa được trang tính nếu như không có mật khẩu. Như vậy là bạn đã đặt mật khẩu cho sheet trong File Excel thành công rồi đó.
Để xóa mật khẩu vừa thiết lập cho sheet trong File Excel cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần mở sheet Excel đã đặt mật khẩu và trên thanh công cụ bấm chọn Review, sau đó Nhấn chọn Unprotect Sheet và Nhập mật khẩu đã cài đặt của trang tính đó rồi Nhấn chọn OK. Vậy là bạn đã vừa xóa thành công mật khẩu cho trang tính Excel rồi đó. Thanh công cụ sẽ lại xuất hiện các trình chỉnh sửa như bình thường.
Cách đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu bất kỳ trong File Excel
Nếu như bạn chỉ muốn bảo mật một vùng dữ liệu bất kỳ trong File Excel thì bạn tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Bạn mở file Excel lên, sau đó bôi đen toàn bộ nội dung của trang tính và bấm chuột phải sau đó chọn Format Cells. Tại Tab Protection, bạn bỏ dấu tích ở phần Locked và bấm chọn OK.
Bước 2: Sau đó bạn bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn đặt mật khẩu rồi tiếp tục nhấn chọn chuột phải và Chọn Format Cells. Tại Tab Protection, bạn nhấn chọn lại dấu tích ở phần Locked và bấm chọn OK.
Bước 3: Sau đó trên thanh công cụ tại mục Review bạn chọn mục Allow Users to Edit Ranges/ Allow Edit Ranges. Một hộp thoại Allow Users to Edit Ranges sẽ xuất hiện, bạn bấm vào New và tiến hành nhập mật khẩu cho vùng cần khóa rồi bấm chọn OK. Tiếp đó bạn được yêu cầu xác nhận laj mật khẩu vừa tạo rồi bấm OK.
Bước 4: Sau đó, trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges bạn tiếp tục chọn Protect Sheet rồi nhập mật khẩu để khóa chỉnh sửa và Nhấn chọn OK. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại mật khẩu, nhập mật khẩu vừa thiết lập rồi nhấn chọn OK.
Kết quả khi bấm vào vùng dữ liệu bạn vừa tạo mật khẩu thì sẽ xuất hiện lệnh yêu cầu mật khẩu Unlock Range, nếu bạn muốn chỉnh sửa vùng dữ liệu đó thì cần phải nhập được mật khẩu. Vậy là bạn đã tạo mật khẩu cho vùng dữ liệu trong file Excel thành công rồi đó.
Nếu như bạn muốn xóa mật khẩu vùng dữ liệu vừa thiết lập thì bạn thực hiện như sau: Chọn vùng dữ liệu đã khóa, trên thanh công cụ tiến hành chọn Review và nhấn chọn Unprotect Sheet. Sau đó bạn nhập mật khẩu đã đặt và nhấn chọn OK. Thật đơn giản phải không nào.
Như vậy trên đây mình đã hướng dẫn đến các bạn chi tiết 4 cách đặt mật khẩu cho File Excel vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng với những thông tin mà mình chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thể bảo vệ được tài liệu của mình tốt nhất. Chúc các bạn thành công.
