Trong thời đại trái đất hóa và công nghệ phát triển, email đã dần dần trở thành một trong những phương tiện liên lạc và làm việc chính thống nội địa và ko kể nước. Do đó, biên soạn thảo một e-mail tiếng Anh chuẩn chỉnh mực, chuyên nghiệp hóa trong các bước có vai trò hết sức quan trọng. Tuy nhiên, đây chưa phải là việc đơn giản. Dưới đấy là hướng dẫn cụ thể và chủng loại viết email bằng giờ đồng hồ Anh chuyên nghiệp hóa cho chúng ta tham khảo.


Nội dung chính

1. Lí giải viết email chi tiết bằng tiếng AnhPhần 2: body (Nội dung chính của email)2. Mẫu e-mail tiếng Anh3. để ý quan trọng khi viết thư điện tử bằng giờ Anh#1: Đảm bảo vừa đủ các thông tin cơ bản

1. Giải đáp viết email chi tiết bằng tiếng Anh

Format

Một email tiếng Anh bao hàm 3 phần chính:1. Introduction (Giới thiệu): Greeting (Chào hỏi), Opening phản hồi (Hỏi thăm)2. Body: Reason (Lí do), Main point (Nội dung chủ yếu của mail)3. Closing (Kết thúc thư)

Tùy theo từng mục đích mà trong các phần sẽ sở hữu nội dung cụ thể hơn.


*

Phần 1: Introduction (Mở đầu email)

Greetings

Nếu đang biết tên người nhận: ‘Dear Mr/Mrs/Ms‘ (họ của người nhận, e.g. Mr Heatherway)Nếu chưa chắc chắn tên tín đồ nhận: ‘Dear Sir/Madam‘ hoặc ‘To whom it may concern’

*Lưu ý:Nếu gửi email bằng CC, hãy viết theo hướng chào toàn thể người được gửi. Hoặc, thêm toàn bộ tên của người nhận (Cả 2 cách)Nếu gửi thư điện tử bằng BCC, cần viết theo cách 2.

Opening comment

*Lưu ý: Lời thăm hỏi chỉ nên được áp dụng khi hai phía đang quen biết nhau trước đó, hoặc bạn đang trả lời lại e-mail của bên kia.

Một bức thư hồi đáp nên ban đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting our company (Cảm ơn vị đã liên lạc tới doanh nghiệp của chúng tôi)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn bởi vì đã hồi đáp)Thank you for getting back to me (Cảm ơn đang hồi đáp)

Phần 2: toàn thân (Nội dung chủ yếu của email)

Không có công thức thông thường nào để viết phần này. Nó sẽ biến hóa tùy theo câu chữ email.

*Lưu ý: Nên chia văn bản thành những đoạn văn ngắn.Tránh viết tắt (e.g. We are cố gắng vì We’re) và dùng từ viết tắt/từ lóng trong thư điện tử trang trọng.

Reason for writing/Replying (Lí do)

Bạn có thể giới thiệu gọn gàng về phiên bản thân và viết tiếp bằng:

I am writing with regard to… (lí vì chưng viết)I am writing in connection with… (lí do)I am writing in reference to…Detail (Đi vào bỏ ra tiết)

#1: Đề cập đến những vấn đề đã hội đàm trước đó

I am writing in response to…I am writing in reply to…I am writing lớn thank you for…As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)Regarding … / Concerning … / With regards khổng lồ … (Về vấn đề… / liên quan đến… / liên quan với…)As you told me,… (Như chúng ta đã nói với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như các bạn đã nói trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như phần nhiều gì bạn đã viết mang lại tôi…)

#2: Offering Help/Asking information (Gửi thông báo)

I am writing khổng lồ let you know… (Tôi viết nhằm báo với các bạn rằng…)I am delighted to lớn tell you…/You will be pleased to lớn know that … (tin tốt)I regret to inform you that…/After careful consideration we have decided that… (tin xấu)

#3: Making for request/Asking for infomation (Khi mong mỏi yêu cầu)

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi từ hỏi nếu khách hàng có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong ước biết thêm chi tiết về việc…)I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt mong biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan lại tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)I would lượt thích to ask your help … (Tôi muốn nhờ việc giúp đỡ của công ty về…)

#4: Complain (Than phiền)

I writing lớn complain about/to express my dissatisfaction with … (Tôi muốn bày tỏ sự không thích hợp về…)I regret to lớn say that I was not completely satisfied with (Phải nói thật rằng tôi không thật sự hài lòng…)I would lượt thích to receive a full refund for… (Tôi ý muốn được hoàn tiền/bồi trả về…)

#5: Đề cập đến tài liệu đi cùng (nếu có)

Please find attached… (Xin để ý đến….đã được đi cùng trong email)Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đi kèm trong email này)Can you please sign and return the attached contract by Call lớn action (Lời lôi kéo hành động)I look forward lớn hearing from you soon (Rất ao ước nghe tin trường đoản cú bạn)Thank you in advance (Chân thành cảm ơn….)For further information, please do not hesitate to liên hệ me (Nếu mong muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ…)Please let me know if you have any questions (Hãy nhắn lại nếu như khách hàng có thắc mắc/câu hỏi nào….)Thanks for your attention (Cảm ơn vì chúng ta đã quan liêu tâm….)

Phần 3: Closing (Kết thúc email)

Một vài cách thông dụng để chấm dứt email bộc lộ sự lịch sự:

Best regards, (Trân trọng)Kind regards, (Trân trọng)Yours faithfully, (nếu bạn ban đầu bằng ‘Dear Sir/Madam’ )Yours sincerely, (nếu bạn ban đầu bằng ‘Dear Mr/Mrs/Ms + họ’)Regards, (Trân trọng)

2. Mẫu e-mail tiếng Anh

Hãy cùng áp dụng những gì ta vừa học vào thực hành nhé.

#1: Mẫu thư điện tử thông báo biến đổi thời gian ship hàng bằng giờ đồng hồ Anh


*

*

*

3. Chú ý quan trọng lúc viết e-mail bằng tiếng Anh

Nhiều nước châu mỹ có văn hóa truyền thống riêng trong việc viết và vấn đáp email. Do đó, mặc dù trong nghành nghề dịch vụ học tập tuyệt công việc, khi giữ hộ mail cho thầy/cô người quốc tế hay đối tác doanh nghiệp nước ngoài, bạn cần rất khéo léo trong việc này.

Đừng “nghĩ gì viết đó”. Hãy xem xét những nguyên tắc sau để tránh mắc phải những không đúng lầm, khiến bạn “mất điểm” với những người nhận ngay từ lúc gửi email nhé.

#1: Đảm bảo không thiếu các tin tức cơ bản

Subject line (Tiêu đề mail)

Tiêu đề mail là phần thông tin trước tiên mà người nhận e-mail nhìn thấy, với nếu nó được viết sai hoặc không rõ ràng, nó rất có thể bị xóa trước khi được mở!

Một email trang trọng bắt buộc phải tất cả tiêu đề mail tương ứng.

Thông thường, các nơi sẽ có format (mẫu) cho subject line sẵn cho bạn như:

_Application for HR Position (email xin vấn đề vị trí tuyển dụng)

Tuy nhiên nếu không yêu cầu, chúng ta chỉ cần chăm chú viết một tiêu đề rõ ràng và thiết yếu xác, ngay lập tức từ đầu, chỉ ra câu chữ hoặc nguyên nhân để viết bởi 2-3 từ.

Recipient (Người nhận)

Nếu nhờ cất hộ qua khối hệ thống Gmail (email của Google), chúng ta cần để ý đến CC với BCC.


*

Khi bạn có nhu cầu gửi email cho không ít người cùng lúc, CC và BCC là kỹ năng đắc lực trợ hỗ trợ cho bạn.

Cả CC và BCC đa số được gọi là các bạn dạng sao của thư điện tử chính, dùng để gửi đến các người. Mặc dù hai tính năng này lại không giống nhau ở list người nhận.

Đối với CC, những người trong danh sách nhận hoàn toàn có thể nhìn thấy showroom email của nhau. (ví dụ: lúc sếp bạn muốn biết bạn thao tác với đối tác doanh nghiệp như cố nào).

Còn với BCC thì ngược lại, không người nào trong list người nhận thấy được email này được gửi tới những ai.

Signature (Chữ ký)

Đảm bảo đặt thư điện tử của bạn xong xuôi với tất cả thông tin quan trọng về bạn, bao gồm:

tên và họchức danh công việcchi tiết liên quan về công ty của khách hàng (tên, add ..) (nếu có)liên kết mang lại trang web của bạn (nếu có)

#2: Viết ngắn gọn, súc tích

Hãy mô tả ngắn gọn! Chọn phần đông câu ngắn và cấu tạo đơn giản.

Đảm bảo các bạn chia văn bản thành hai hoặc cha đoạn – điều này chất nhận được người nhận mail nhanh lẹ nhìn thấy những điểm chính.

Courtesy formula (Công thức kế hoạch sự)Khi bạn viết e-mail bằng giờ Anh, bạn không chỉ có sử dụng một ngữ điệu khác mà các bạn còn sẽ bước vào một nền văn hóa truyền thống khác với rất nhiều thói quen thuộc khác. Người châu âu nói chung rất chú trọng tới việc thể hiện lịch sự (e.g. Dear Mr, Ms ) cùng lòng hàm ân (e.g. Best regards,).

#3: Đừng quên thanh tra rà soát email trước lúc gửi

Đừng lúc nào gửi thư điện tử bằng giờ Anh nhưng không rà soát lại.

Một e-mail còn lỗi ngữ pháp hoặc lỗi đánh máy diễn đạt sự thiếu bài bản và lơ là của người viết. Khi dùng tiếng Anh – một ngôn ngữ chưa hẳn tiếng người mẹ đẻ, bạn càng dễ dàng mắc phần đông lỗi này.

Do đó, hãy khám nghiệm thật kĩ. Chúng ta cũng có thể cài thêm phần mềm check Ngữ pháp giờ đồng hồ Anh để đảm bảo một email chỉn chu nhất.

Trên đây là 50 chủng loại câu thông dụng giúp cho bạn biết biện pháp viết e-mail bằng giờ Anh cho những mục đích. Các chúng ta hãy rèn luyện và trau dồi thêm bằng phương pháp luyện tập nhé.